Электронный документооборот для управления образованием и образовательных учреждений

Использование в деятельности школы информационных технологий педагогического и управленческого назначения является составной частью общего процесса информатизации образования. В ряде регионов реализуются проекты по внедрению информационных технологий организации учебного процесса и управленческой деятельности. В числе таких регионов можно выделить образовательные учреждения Мытищинского района Московской области.

Создание системы электронного документооборота предназначено для создания инфраструктуры управления образования и образовательных учреждений, посредством автоматизации документационного обеспечения, управленческой деятельности, поддержки принятия решения и контроля его исполнения.

Создание системы исходит из принципа реализации параллельных потоков, когда юридически значимая часть осуществляется по отлаженной методике движения бумажных документов, в тоже время процесс создания, подготовки, обработки и движения документов по основным маршрутам осуществляется в электронной форме в системе электронного документооборота (СЭД). Причем электронные документы и их карточки должны полностью обеспечивать функциональность «обычного» делопроизводства и документооборота и соответственно упростить и ускорить работу с официальным бумажным документопотоком.

Осуществить реализацию автоматизированной системы управления документооборотом предполагается на основе технологии потока работы, предназначенной для автоматического отслеживания последовательности и содержания процессов, функций, задач и времени их выполнения, маршрутов документов, занятости сотрудников на различных стадиях процесса. Автоматизации управления и планирования в проектируемой системе должны подлежать, в первую очередь, управленческие процессы, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Следовательно, автоматизация делопроизводства и организация электронного документооборота становится важнейшей подсистемой всего программно-технического комплекса и эффективным средством достижения целей проекта в области управленческой деятельности управления образования.

Перечень объектов автоматизации:

1. Управление образования (приемная начальника управления, начальник и зам. начальника управления, отделы управления образования)

2. Образовательные учреждения;

3. Приемные директоров ОУ

В рамках поставленных целей предполагается решение следующих задач:

Создание унифицированной технологии работы с документами в отделах управления за счет использования средств совместной работы с документами;

Оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном видах как между ОУ и управлением, так и внутри управления;

Обеспечение информационной прозрачности процессов разработки и прохождения документов, обеспечение возможности получения четкой информации о состоянии запроса, реализация управленческого контроля на любой стадии движения документов;

Обеспечение специализированной обработки и публикации отчетных материалов;

Формирование единого информационного пространства для управленческих потоков работ, автоматического отслеживания последовательности и времени выполнения функций и задач, маршрутов документов и т.д.

Автоматизация всех этапов жизненного цикла документов, размещение принятых документов в справочно-правовой информационной системе, исключение возможности утери информации о местонахождении документов;

Уменьшение объема рутинной работы с документами, предоставление сотрудникам возможности решения содержательных задач управления, повышение ответственности каждого сотрудника за подготовку и принятие управленческих решений.

Совместное использование систем электронного делопроизводства и документооборота, Интернет-портала позволит систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетных документов. Даст возможность поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных для принятия более эффективных решений и действий, основанных на соответствующих технологиях извлечения информации из данных. Информационные безбумажные технологии облегчают процесс производства и управления знаниями. Они создадут основу решений, которые обеспечат автоматизированный и централизованный обмен сведениями, извлекая лишь необходимую информацию из всех доступных источников. И, безусловно, что данные цели могут быть достигнуты только при условии совместной работы всех сотрудников, участвующих в информатизации ОУ.

Педагогические заметки:

Образная выразительность в рисунках детей старшего дошкольного возраста
В основе всякого произведения искусства лежит художественный образ, видения, созданное фантазией художника. Образ всегда индивидуален, нов и неповторим. Он – основное отличие искусства, его главный признак. Образ не только изображения. Он больше, чем простое воспроизведение чего-то, именно в нем вы ...

Его сущность, функции, методы и приёмы проведения
Одним из видов контроля является тематический контроль. Тематический контроль – это вид контроля, который проводится по завершении изучения большой темы. Функции тематического контроля следующие: Ø систематизировать и обобщить материал всей темы; Ø путём повторения и проверки знаний п ...

Предпосылки, послужившие разработке содержания вариативной части учебной программы
В решении проблемы совершенствования системы физического воспитания детей школьного возраста первостепенное значение приобретает творческое использование прогрессивных традиций физического воспитания, выявление новых источников для пополнения и обогащения существующего состава средств физического в ...